Durchgängige Odoo-Prozesse für Küchenbau, Geräteservice und Aussendienst
CONSENSO ersetzt bei Kuhn Design die bestehende Branchensoftware OF4000 durch eine integrierte Odoo-Lösung. Küchenprojekte, Serviceabonnements, Einsatzplanung, mobile Rapporte, Gerätehistorien, Lager, Einkauf sowie Finanz- und Personalprozesse werden schrittweise auf einer gemeinsamen Plattform zusammengeführt.
Auf einen Blick
Ausgangslage
Kuhn Design arbeitete bisher mit der Branchensoftware OF4000. Die interne Auftragsverwaltung, die Zeiterfassung der Mitarbeitenden und die Einsatzrapporte waren jedoch nicht durchgängig miteinander verbunden.
Servicetechniker und Installateure dokumentierten ihre Arbeiten teilweise auf Papier. Zeiten, ausgeführte Leistungen und weitere Angaben mussten anschliessend im Büro geprüft und manuell in die entsprechenden Systeme übertragen werden. Dies führte zu Medienbrüchen und zusätzlichem administrativem Aufwand.
Eine weitere Herausforderung liegt in der Struktur der Kunden- und Objektdaten. Ein Einsatz findet nicht nur bei einem Kunden statt, sondern an einem konkreten Gebäude und häufig in einer bestimmten Wohnung. Gleichzeitig können zu einer Liegenschaft unterschiedliche Personen und Organisationen gehören, beispielsweise Eigentümer, Mieter, Liegenschaftsverwaltung, Hauswart sowie weitere technische oder administrative Ansprechpartner.
Zusätzlich muss nachvollziehbar sein, welche Geräte an welcher Adresse und in welcher Wohnung installiert wurden. Dazu gehören unter anderem Gerätetyp, Hersteller, Modell, Seriennummer und weitere technische Informationen.
Auch das operative Geschäft stellt unterschiedliche Anforderungen: Serviceabonnements müssen über mehrere Jahre verwaltet, Techniker eingeplant, Ersatzteile beschafft und Küchenprojekte koordiniert werden. Diese Prozesse sollten künftig nicht mehr über getrennte Arbeitsabläufe und manuelle Übertragungen gesteuert werden.
Lösung mit Odoo
CONSENSO führt Odoo schrittweise als zentrale Plattform für die Geschäftsprozesse von Kuhn Design ein und ersetzt damit die bisherige Lösung OF4000.
Der Verkaufsprozess beginnt in Odoo CRM und Verkauf. Kundenanfragen, Offerten und Aufträge für Küchen, Haushaltsgeräte und Serviceleistungen werden auf einer gemeinsamen Datenbasis geführt.
Für den Servicebereich werden mehrjährige Wartungs- und Servicevereinbarungen über Odoo Abonnements verwaltet. Je nach Vertrag können diese beispielsweise über drei, fünf oder zehn Jahre laufen. Die vereinbarten Leistungen bilden die Grundlage für die wiederkehrende Planung der Servicetechniker.
Die Einsätze werden über Planung und Aussendienst koordiniert. Der zuständige Techniker erhält die relevanten Kunden-, Objekt- und Geräteinformationen auf seinem mobilen Gerät. Vor Ort kann er seine Arbeitszeit erfassen, die ausgeführten Arbeiten dokumentieren und einen digitalen Rapport erstellen. Wo erforderlich, kann dieser direkt vom Kunden unterzeichnet werden.
Nach Abschluss des Einsatzes stehen die erfassten Informationen ohne erneute manuelle Übertragung für die weitere Bearbeitung und Verrechnung zur Verfügung. Abhängig vom Auftrag werden die Leistungen separat fakturiert oder mit einem bestehenden Serviceabonnement verrechnet.
Für den Küchenbau wird zusätzlich das Projektmanagement eingebunden. Aufgaben, Termine, Leistungen und Projektinformationen können dadurch strukturiert pro Küchenprojekt verwaltet werden.
Einkauf und Lager unterstützen die Bereitstellung von Haushaltsgeräten, Armaturen, Ersatzteilen und weiteren Materialien. Je nach Auftrag werden Produkte zunächst an das eigene Lager geliefert oder direkt vom Lieferanten an den Einsatz- beziehungsweise Lieferort versendet.
Ergebnis
- Gemeinsame Plattform für Küchenbau, Geräteservice und Administration
- Durchgängigerer Prozess von der Kundenanfrage bis zur Verrechnung
- Weniger papierbasierte Rapporte und manuelle Datenübertragungen
- Mobile Dokumentation der Leistungen direkt beim Kunden
- Bessere Transparenz über laufende und zukünftige Serviceeinsätze
- Zentrale Verwaltung mehrjähriger Serviceabonnements
- Nachvollziehbare Gerätehistorie pro Gebäude und Wohnung
- Gemeinsame Sicht auf Eigentümer, Mieter, Verwaltungen und weitere Ansprechpartner
- Bessere Verfügbarkeit von Informationen für Aussendienst und Administration
- Integrierte Beschaffung und Lagerverwaltung für Geräte und Ersatzteile
- Frühzeitige Prüfung der Datenmigration während der Implementierungsphase
- Skalierbare Grundlage für die weitere Digitalisierung der Geschäftsprozesse
Da sich das Projekt noch in Umsetzung befindet, werden diese Verbesserungen nicht als abschliessend gemessene Projektergebnisse dargestellt.
Projekt auf einen Blick
- Branche
- Küchenbau, Haushaltsgeräte und technischer Kundendienst
- Projektart
- Ablösung eines bestehenden ERP- und Auftragssystems
- Projektstatus
- In Umsetzung
- Projektumfang
- Küchenbau, Geräteservice, wiederkehrende Wartungen, Aussendienst, Supply Chain, Finanzen und Personal
- Bisheriges Kernsystem: OF4000
- Besonderheiten: Individuelles Datenmodell für Liegenschaften, Wohnungen, Kontaktrollen und installierte Geräte
Kompetenzen
- Custom Data Model
- Field Service Management
- Legacy-System-Ablösung
- Mobile Serviceprozesse
- Odoo Data Migration
- Odoo ERP-Implementierung
- Projektmanagement
- Prozessdigitalisierung
- Subscription Management
- Supply Chain
Über das Unternehmen
Kuhn Design ist ein Basler Unternehmen für Küchenbau und Haushaltsgeräte. Das Unternehmen plant und realisiert Küchen und übernimmt die Lieferung sowie Montage von Geräten für Küche und Waschraum. Ergänzend bietet Kuhn Design Service- und Reparaturleistungen für Haushaltsgeräte an.
Das Geschäftsmodell verbindet mehrere unterschiedliche Prozesswelten: projektorientierte Küchenaufträge, den Verkauf und die Installation von Geräten, wiederkehrende Serviceleistungen sowie kurzfristige Reparatureinsätze bei Privatkunden, Liegenschaften und Verwaltungen.
Für die operative Abwicklung müssen deshalb nicht nur Kunden und Aufträge verwaltet werden. Ebenso wichtig sind die Planung der Servicetechniker und Installateure, die Verfügbarkeit von Geräten und Ersatzteilen sowie eine nachvollziehbare Historie der in den einzelnen Wohnungen und Gebäuden installierten Geräte.
Eingesetzte Odoo Apps
Kern-Apps im Projekt: CRM · Verkauf · Abonnements · Planung · Aussendienst · Projekt · Zeiterfassung · Helpdesk · Reparaturen
Supply Chain: Einkauf · Lager · Barcode · Qualität
Finanzen und Personal: Buchhaltung · Rechnungsstellung · Mitarbeitende · Personalabrechnung · Spesen
Dokumentation und Zusammenarbeit: Dokumente · E-Signatur · Kontakte · Kalender
Die Apps werden im Rahmen der schrittweisen Implementierung nach Prozessbereich eingeführt. Die vollständige Produktivsetzung aller aufgeführten Bereiche ist noch nicht abgeschlossen.
Schnittstellen und individuelle Erweiterungen
- Individuelles Datenmodell für Gebäude und Liegenschaften
- Abbildung einzelner Wohnungen und Nutzungseinheiten innerhalb eines Gebäudes
- Zuordnung unterschiedlicher Kontaktrollen wie Eigentümer, Mieter, Verwaltung und Hauswart
- Verknüpfung installierter Geräte mit Gebäude, Wohnung und Ansprechpartnern
- Verwaltung von Gerätetyp, Modell, Seriennummer und technischen Zusatzinformationen
- Gerätehistorie für Wartungen, Reparaturen und Austauscharbeiten
- Verbindung von Serviceabonnement, geplantem Einsatz und installiertem Gerät
- Mobile Zeiterfassung für Servicetechniker und Installateure
- Digitaler Einsatzrapport mit optionaler Kundenunterschrift
- Wiederholbare Datenmigration aus dem bisherigen System nach Odoo
- Regelmässige Aktualisierung der Testdaten während der laufenden Implementierung
- Vorbereitung einer kontrollierten Migration für den späteren Produktivstart
Weitere Projekte
Welche Odoo-Apps passen zu Ihrem Unternehmen?
In einem Gespräch klären wir, ob wir bereits Erfahrungen in einer ähnlichen Situation haben, und wie ein sinnvoller Einstieg aussehen könnte.