Odoo-basiertes Vertrags- und Mandatsmanagement für FS Partners
CONSENSO entwickelte für FS Partners eine Odoo-Erweiterung, welche das komplexe Interim- und Mandatsgeschäft in einem durchgängigen Prozess abbildet. Kundenverträge, externe Consultants, Projekte, Margen, Vergütungen und Zeiterfassungen werden zentral miteinander verbunden.
Auf einen Blick
Ausgangslage
Ein Interim-Mandat besteht häufig aus mehreren vertraglichen und finanziellen Beziehungen. FS Partners schliesst mit dem Kunden beispielsweise einen Vertrag über den Einsatz eines Interim Managers ab. Gleichzeitig besteht eine Vereinbarung mit dem externen Consultant, der die Leistung beim Kunden erbringt.
Abhängig vom Mandat können weitere Personen beteiligt sein, beispielsweise ein Partner, der das Mandat betreut, ein Vermittler, ein interner oder externer Consultant, eine Person, welche den Lead eingebracht hat, sowie weitere Beteiligte mit einem definierten Vergütungsanteil.
Für jedes Mandat gelten individuelle Konditionen. Der Kundenpreis, die Vergütung des eingesetzten Interim Managers, die Marge von FS Partners und mögliche Vermittlungs- oder Leadanteile müssen miteinander abgestimmt und korrekt berechnet werden.
Auch die Zeiterfassung stellt besondere Anforderungen. Die externen Consultants arbeiten direkt beim Kunden und teilweise im Homeoffice. Ihre geleisteten Stunden müssen dem richtigen Mandat zugeordnet, durch FS Partners weiterverarbeitet und für die Abrechnung verwendet werden.
Eine klassische Odoo-Projektstruktur allein bildete diese spezifischen Vertrags-, Rollen- und Margenbeziehungen nicht vollständig ab.
Lösung mit Odoo
CONSENSO entwickelte mit Contract & Mandate Management eine individuelle Odoo-Erweiterung für das Mandatsgeschäft von FS Partners.
Das Mandat bildet das zentrale verbindende Element. Darin werden der Kunde, der eingesetzte Consultant, die beteiligten Partner, die zugehörigen Verträge, das Projekt sowie die wirtschaftlichen Konditionen zusammengeführt.
Für ein Mandat kann FS Partners sowohl die Vereinbarung mit dem Kunden als auch den Vertrag mit dem externen Consultant verwalten. Dadurch sind die verschiedenen Vertragsbeziehungen innerhalb desselben Geschäftsvorgangs nachvollziehbar miteinander verbunden.
Die Kalkulationslogik berücksichtigt unter anderem den vereinbarten Kundenpreis, die erwartete Projektmarge, den Stunden- oder Tagessatz des Interim Managers, Vermittlungsanteile, Beteiligungen von Partnern, Vergütungen für die Leadgenerierung sowie weitere mandatsbezogene Kosten und Erlösanteile.
Auf Grundlage der hinterlegten Konditionen berechnet Odoo die für das jeweilige Mandat relevanten Vergütungen und Margen. Die Logik kann dabei je nach Rolle, Mandat und Vertragsmodell unterschiedlich ausgestaltet werden.
Die externen Interim Manager und Consultants müssen nicht als vollständige interne Mitarbeitende mit Zugriff auf die gesamte Odoo-Umgebung geführt werden. CONSENSO richtete dafür einen Portalzugang ein. Die externen Leistungserbringer können ihre Arbeitszeiten direkt auf dem entsprechenden Mandat erfassen – unabhängig davon, ob sie beim Kunden vor Ort oder remote tätig waren.
Die erfassten Zeiten werden unmittelbar mit dem Mandat und dem zugehörigen Projekt verbunden. Dadurch stehen sie für die weitere Prüfung, Berechnung und Abrechnung zur Verfügung, ohne dass separate Excel-Listen oder manuelle Übertragungen erforderlich sind.
Die individuelle Branchenlösung nutzt dabei gezielt bestehende Odoo-Standardfunktionen. Projekte, Zeiterfassung, Mitarbeitende und weitere Grundfunktionen bleiben im Standard. Die kundenspezifische Erweiterung ergänzt vor allem die benötigten Ansichten, Beziehungen und Berechnungslogiken für das Interim-Mandatsgeschäft.
Ergebnis
- Zentrale Sicht auf sämtliche Parteien und Verträge eines Mandats
- Durchgängige Verbindung von CRM, Vertrag, Projekt, Leistung und Abrechnung
- Strukturierte Verwaltung komplexer Mehrparteienbeziehungen
- Nachvollziehbare Berechnung von Preisen, Margen und Vergütungen
- Weniger manuelle Kalkulationen ausserhalb des ERP-Systems
- Direkte Zuordnung der Arbeitszeiten zum richtigen Mandat
- Einfachere Zusammenarbeit mit externen Interim Managern
- Portalzugang ohne umfassenden internen Systemzugriff
- Weniger Excel-Listen und manuelle Datenübertragungen
- Nutzung bewährter Odoo-Standardfunktionen statt einer vollständig isolierten Spezialsoftware
- Skalierbare Grundlage für unterschiedliche Mandats- und Vermittlungsmodelle
- Bessere Transparenz über die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Mandate
Projekt auf einen Blick
- Branche
- Interim Management und Unternehmensberatung
- Projektart
- Odoo-Implementierung mit individueller Branchenlösung
- Projektstatus
- Mandatslösung umgesetzt und produktiv genutzt
- Projektumfang
- CRM, Vertragsmanagement, Mandate, Projekte, Zeiterfassung, Abrechnung und Personalprozesse
- Geschäftsmodell: Vermittlung und Begleitung von Interim Managern und spezialisierten Führungskräften
- Besonderheiten: Mehrparteienverträge, flexible Vergütungsmodelle und Portalzugang für externe Consultants
Kompetenzen
- Contract Management
- Interim Management
- Mandate Management
- Margin Calculation
- Odoo Custom Development
- Odoo Standard Extension
- Portal Timesheets
- Project Management
- Workflow Automation
Über das Unternehmen
FS Partners ist eine Schweizer Boutique für Finance und Interim Management. Das Unternehmen unterstützt Kunden seit 2009 mit erfahrenen Führungskräften und Spezialisten für zeitlich begrenzte Mandate. Der Schwerpunkt liegt insbesondere auf CFO-, Finance- und Transformationsaufgaben; das heutige Angebot umfasst zudem weitere Executive-Interim-Rollen.
FS Partners arbeitet nicht als anonyme Vermittlungsplattform, sondern mit einem selektierten Netzwerk persönlich bekannter Interim Manager und Experten. Die eingesetzten Fachkräfte übernehmen beispielsweise vorübergehend Führungsverantwortung, begleiten Transformationen oder überbrücken personelle Engpässe bei Kunden.
Das Geschäftsmodell erfordert eine präzise Verwaltung der Beziehungen zwischen Kunde, FS Partners und dem eingesetzten Interim Manager.
Eingesetzte Odoo Apps
Kern-Apps im Mandatsprozess: CRM · Verkauf · Projekt · Zeiterfassung · Kontakte
Verträge und Dokumente: Dokumente · E-Signatur · Website und Portal
Finanzen: Buchhaltung · Rechnungsstellung
Personalmanagement: Mitarbeitende · Personalbeschaffung · Abwesenheiten · Personalabrechnung
Organisation und Zusammenarbeit: Kalender · Termine · To-do · Dialog
Individuelle Odoo App: Contract & Mandate Management
Schnittstellen und individuelle Erweiterungen
- Individuelle Odoo App für das Vertrags- und Mandatsmanagement
- Zentrale Mandatsakte für Kunden, Consultants, Partner und weitere Beteiligte
- Verknüpfung mehrerer Verträge innerhalb eines Mandats
- Abbildung unterschiedlicher Vertrags- und Rollenbeziehungen
- Mandatsbezogene Kalkulation von Preisen, Kosten und Margen
- Berechnung der Vergütung externer Interim Manager
- Berücksichtigung von Vermittlungs- und Leadanteilen
- Flexible Konditionslogik je Mandat und Rolle
- Portalzugang für externe Consultants
- Mandatsbezogene Zeiterfassung über das Odoo-Portal
- Direkte Verbindung von Zeiterfassung, Projekt und Abrechnung
- Nutzung der Odoo-Standardfunktionen für Projekte, Zeiterfassung und Mitarbeitende
- Kundenspezifische Ansichten und Workflows für das Interim-Geschäft
Weitere Projekte
Welche Odoo-Apps passen zu Ihrem Unternehmen?
In einem Gespräch klären wir, ob wir bereits Erfahrungen in einer ähnlichen Situation haben, und wie ein sinnvoller Einstieg aussehen könnte.