Automatisierte CRM- und Serviceprozesse für das wachsende Fitpass-Netzwerk
CONSENSO automatisierte bei Fitpass zentrale Prozesse für die Gewinnung und Betreuung von Sportpartnern sowie die Bearbeitung von Serviceanfragen. Odoo verbindet CRM, Helpdesk, E-Mail-Marketing und interne Aufgaben – ergänzt durch eine KI-gestützte Ticketklassifizierung und eine laufende Multi-Company-Konsolidierung.
Auf einen Blick
Ausgangslage
Ein wichtiger Geschäftsprozess von Fitpass ist die Gewinnung neuer Sportpartner. Interessierte Fitnessstudios, Yogastudios und weitere Anbieter werden kontaktiert, erhalten Unterlagen und werden bis zu einer möglichen Zusammenarbeit begleitet.
Dieser Prozess umfasst mehrere aufeinanderfolgende Schritte: die Erfassung und Qualifizierung eines neuen Leads, den Versand von Informationsunterlagen, das Nachfassen nach einer definierten Frist, die Beantwortung von Rückfragen, die Erstellung eines konkreten Angebots und die Übergabe an die zuständigen Mitarbeitenden.
Bei einer hohen Zahl an Kontakten besteht das Risiko, dass Nachfassaktionen vergessen werden oder nicht eindeutig ersichtlich ist, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist.
Eine vergleichbare Herausforderung bestand im Kundenservice. Anfragen von Privatkunden und Sportpartnern gingen teilweise direkt in persönlichen Outlook-Postfächern ein. Damit fehlte eine zentrale Übersicht darüber, welche Anliegen offen, bereits beantwortet oder noch nicht eindeutig zugewiesen waren.
Zusätzlich versendet Fitpass regelmässig Newsletter und Promotionen an grosse Empfängergruppen. Vertrieb, Kundenservice und Marketing sollten deshalb nicht über verschiedene isolierte Werkzeuge und Datenbestände organisiert werden.
Mit dem Wachstum des Unternehmens entstand zudem die Anforderung, mehrere Gesellschaften und Geschäftsbereiche in einer gemeinsamen Odoo-Struktur abzubilden.
Lösung mit Odoo
CONSENSO automatisierte den Prozess zur Gewinnung und Betreuung neuer Sportpartner in Odoo CRM. Geht ein neuer Lead ein, wird dieser dem zuständigen Verkaufsteam zugeordnet. Die vorgesehenen Erstinformationen können automatisiert versendet werden. Erfolgt innerhalb einer definierten Frist keine Reaktion, löst Odoo eine erste Follow-up-Kommunikation aus. Bleibt auch darauf eine Antwort aus, können weitere Nachfassschritte ausgeführt werden.
Reagiert der potenzielle Partner, wird der Vorgang automatisch in die passende Bearbeitungsstufe verschoben und dem zuständigen Mitarbeitenden zur persönlichen Weiterbearbeitung zugewiesen. Dadurch verbindet Fitpass standardisierte Automatisierung mit gezielter persönlicher Betreuung.
Für Serviceanfragen wurde eine vergleichbare Struktur im Odoo Helpdesk aufgebaut. Aus eingehenden E-Mails entstehen zentral erfasste und nachverfolgbare Tickets. Statt in persönlichen Postfächern zu verbleiben, erhält jede Anfrage einen definierten Status, eine Zuständigkeit und eine nachvollziehbare Bearbeitungshistorie.
Eine von CONSENSO umgesetzte KI-gestützte Klassifizierung analysiert den Betreff und Inhalt einer Anfrage und weist das Ticket dem fachlich passenden Helpdesk-Team zu. Innerhalb der Teams berücksichtigt die Verteilungslogik zudem die bestehende Auslastung, damit die Anfragen möglichst ausgeglichen auf die Mitarbeitenden verteilt werden.
Interne, projekt- oder abteilungsspezifische Aufgaben werden über Odoo Projekt strukturiert. Newsletter und Promotionen für Kunden und Sportpartner werden mit Odoo E-Mail-Marketing vorbereitet, segmentiert und versendet.
Ergebnis
- Strukturierter Prozess für die Gewinnung neuer Sportpartner
- Automatische und nachvollziehbare Follow-up-Schritte
- Weniger Vertriebschancen gehen im operativen Tagesgeschäft unter
- Klare Zuständigkeiten für Leads und Serviceanfragen
- Zentrale Übersicht über offene und bearbeitete Helpdesk-Tickets
- Schnellere erste Triage eingehender Anfragen
- Fachlich passende Zuweisung der Tickets durch KI-Unterstützung
- Ausgeglichenere Verteilung der Serviceanfragen auf die Mitarbeitenden
- Gemeinsame Datenbasis für Vertrieb, Kundenservice und Marketing
- Weniger Abhängigkeit von persönlichen E-Mail-Postfächern
- Strukturierte Kommunikation mit grossen Empfängergruppen
- Skalierbare Grundlage für das weitere Wachstum und zusätzliche Gesellschaften
Projekt auf einen Blick
- Branche
- Sport, Fitness, Wellness und digitale Plattformdienste
- Projektart
- Prozessautomatisierung und schrittweiser Ausbau einer Odoo-Plattform
- Projektstatus
- CRM-, Helpdesk- und Marketingprozesse produktiv; Multi-Company-Ausbau in Umsetzung
- Projektumfang
- Partnergewinnung, Kundenservice, E-Mail-Marketing, interne Aufgaben und Firmenkonsolidierung
- Geschäftsmodell: Abonnementplattform für Privatpersonen und Firmen mit einem Netzwerk unabhängiger Sportpartner
- Besonderheiten: Automatisierte Follow-up-Prozesse und KI-gestützte Helpdesk-Triage
Kompetenzen
- AI Ticket Classification
- Customer Service Management
- E-Mail-Marketing
- Odoo CRM
- Odoo Helpdesk
- Odoo Multi-Company
- Process Digitalization
- Sales Automation
- Workflow Automation
Über das Unternehmen
Fitpass bietet Privatpersonen mit einem Abonnement Zugang zu einem schweizweiten Netzwerk von Sport-, Fitness-, Wellness- und Freizeitanlagen. Das Angebot umfasst mehr als 600 Sportpartner und über 65 Sportarten. Neben Privatabonnements arbeitet Fitpass mit Unternehmen zusammen, die ihren Mitarbeitenden den Zugang zu den Sportangeboten ermöglichen. Sportanbieter können sich dem Netzwerk als unabhängige Partner anschliessen.
Das Geschäftsmodell verbindet damit drei zentrale Anspruchsgruppen: Privatkundinnen und Privatkunden, Unternehmen und deren Mitarbeitende sowie Fitnessstudios, Yogastudios, Freizeitanlagen und weitere Sportpartner.
Die Betreuung dieses Netzwerks erzeugt täglich zahlreiche Vertriebs-, Partner- und Servicekontakte. Eine zuverlässige Nachverfolgung und klare Zuweisung der Anfragen sind deshalb für den operativen Betrieb zentral.
Eingesetzte Odoo Apps
Produktiv eingesetzt: CRM · Helpdesk · E-Mail-Marketing · Projekt
Unterstützende Apps: Kontakte · Verkauf · Kalender · Aktivitäten und Aufgaben
In Umsetzung beziehungsweise Ausbau: Buchhaltung · Multi-Company · gruppenweite Kontaktverwaltung
Die finale App-Liste sollte vor der Veröffentlichung nochmals mit der produktiven Odoo-Umgebung abgeglichen werden.
Schnittstellen und individuelle Erweiterungen
- Automatisierter Versand von Erstinformationen an neue Leads
- Zeitgesteuerte mehrstufige Follow-up-Kommunikation
- Automatischer Wechsel der CRM-Stufe bei eingehenden Antworten
- Zuweisung von Leads an Verkaufsteams und verantwortliche Mitarbeitende
- Zentrale Umwandlung eingehender Serviceanfragen in Helpdesk-Tickets
- KI-gestützte Analyse von Betreff und Nachrichteninhalt
- Automatische Zuweisung an das fachlich passende Helpdesk-Team
- Auslastungsbezogene Verteilung der Tickets innerhalb der Teams
- Segmentierte E-Mail-Kommunikation für Kunden und Sportpartner
- Interne Projekt- und Aufgabenlisten für verschiedene Abteilungen
- Vorbereitung einer gemeinsamen Multi-Company-Struktur für mehrere Gesellschaften
Nächste Ausbauschritte
Fitpass entwickelt sich von einer einzelnen Gesellschaft zu einer Unternehmensstruktur mit mehreren Sport- und Dienstleistungsangeboten. Gemeinsam mit CONSENSO wird deshalb eine Multi-Company-Struktur in Odoo aufgebaut.
- Zusammenführung mehrerer Gesellschaften in einer Odoo-Umgebung
- Harmonisierung der Kontakt- und Stammdaten
- Eindeutige Zuordnung von Kontakten zu den jeweiligen Gesellschaften
- Gemeinsame Abbildung der Buchhaltungsprozesse
- Übergreifende Sicht auf die verschiedenen Unternehmensbereiche
- Vereinfachtes Onboarding weiterer Gesellschaften
- Weiterentwicklung der bestehenden CRM- und Helpdesk-Automatisierungen
Diese Funktionen befinden sich teilweise noch in Umsetzung und werden nicht als bereits vollständig produktiv dargestellt.
Weitere Projekte
Welche Odoo-Apps passen zu Ihrem Unternehmen?
In einem Gespräch klären wir, ob wir bereits Erfahrungen in einer ähnlichen Situation haben, und wie ein sinnvoller Einstieg aussehen könnte.