Odoo als internationale Finanz- und Multi-Company-Plattform für Librio
CONSENSO implementiert für Librio eine internationale Odoo-Lösung für Buchhaltung, Intercompany-Prozesse, Mehrwertsteuer und Kostenabgrenzungen. Über Apache NiFi werden Kunden-, Adress- und Auftragsdaten aus der E-Commerce-Plattform Sylius an Odoo übertragen.
Auf einen Blick
Ausgangslage
Die operativen E-Commerce-Prozesse von Librio werden in Sylius abgewickelt. Dort entstehen Kunden, Lieferadressen und Bestellungen. Für die Finanzbuchhaltung wurde eine modernere Lösung benötigt, welche die internationale Unternehmensstruktur und die besonderen Anforderungen des Geschäftsmodells abbilden kann.
Die Herausforderung bestand nicht darin, den bestehenden Onlineshop durch Odoo zu ersetzen. Vielmehr sollte Odoo als zentrale Finanz- und Buchhaltungsplattform hinter dem E-Commerce-System eingesetzt werden.
Dabei mussten unterschiedliche Themen miteinander verbunden werden:
- mehrere Gesellschaften in verschiedenen Ländern
- Kunden mit mehreren Lieferadressen
- internationale Verkaufsaufträge und Währungen
- unterschiedliche Mehrwertsteuerbehandlungen
- Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Intercompany-Transaktionen
- verschiedene Zahlungsdienstleister und deren Gebühren
- periodengerechte Abgrenzung der Herstellungskosten bestellter Bücher
- Aufbereitung konsistenter Daten für Finanz- und BI-Auswertungen
Besonders wichtig war die klare Definition der Systemführerschaft. Sylius bleibt das führende System für Kundenadressen und Verkaufsaufträge, während Odoo die buchhalterisch relevanten Informationen übernimmt und verarbeitet.
Lösung mit Odoo
CONSENSO konzipierte eine Odoo-Umgebung, welche die internationale Gesellschaftsstruktur von Librio abbildet und als zentrale Finanzplattform eingesetzt werden kann.
Die Schweizer Muttergesellschaft und die relevanten internationalen Tochtergesellschaften werden in einer Multi-Company-Struktur eingerichtet. Dadurch lassen sich die jeweiligen Buchhaltungen getrennt führen und gleichzeitig konzerninterne Beziehungen und Intercompany-Prozesse berücksichtigen.
Über eine mit Apache NiFi aufgebaute Integration werden Kundeninformationen, Lieferadressen und Verkaufsaufträge aus Sylius nach Odoo übertragen. Sylius bleibt dabei das führende System für diese Daten.
Die importierten Auftragsinformationen bilden in Odoo die Grundlage für die weitere buchhalterische Verarbeitung. Odoo übernimmt damit nicht den operativen Verkaufsprozess, sondern erhält die für Buchhaltung, Abgrenzungen und Reporting erforderlichen Informationen.
In der Buchhaltung werden insbesondere Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Gesellschafts- und länderspezifische Kontenpläne, Intercompany Accounting, internationale Mehrwertsteuerkonfiguration, die Verarbeitung unterschiedlicher Währungen, die Integration der relevanten Zahlungsströme, die Berücksichtigung von Gebühren der Zahlungsdienstleister sowie die Abgrenzung der Herstellungskosten bestellter Bücher eingerichtet.
Für die Kostenabgrenzung werden die in Odoo gepflegten Produktkosten mit den aus Sylius übertragenen Bestellungen verbunden. Dadurch können die voraussichtlichen Herstellungskosten der bestellten Bücher periodengerecht in der Buchhaltung berücksichtigt werden.
Die Umsetzung umfasst zudem eine initiale Datenmigration, die Einrichtung der Produktstammdaten sowie die Vorbereitung von Tests, Schulung und Produktivsetzung. Der interne Projektplan sieht dafür die Phasen Anforderungsanalyse, technisches Setup, Konfiguration, Behandlung von Sonderfällen, Benutzertests, Schulung und Produktivübertragung vor.
Ergebnis
- Zentrale Finanzplattform für mehrere internationale Gesellschaften
- Einheitlichere Buchhaltungsprozesse über Ländergrenzen hinweg
- Klare Trennung zwischen operativem E-Commerce-System und Finanzsystem
- Weniger manuelle Übertragung von Kunden-, Adress- und Auftragsdaten
- Strukturiertere Intercompany-Prozesse
- Bessere Nachvollziehbarkeit internationaler Zahlungsströme
- Periodengerechtere Abbildung der Herstellungskosten
- Konsistentere Datenbasis für Finanz- und BI-Auswertungen
- Berücksichtigung unterschiedlicher Mehrwertsteuer- und Währungsanforderungen
- Skalierbare Grundlage für die weitere internationale Entwicklung
Da die vorliegende Projektunterlage aus der Kick-off- und Planungsphase stammt, werden diese Punkte als Zielbild und erwarteter Mehrwert und nicht als abschliessend gemessene Resultate dargestellt.
Projekt auf einen Blick
- Branche
- E-Commerce und personalisierte Kinderbücher
- Projektart
- Internationale Odoo-Buchhaltungs- und Multi-Company-Implementierung
- Projektstatus
- Implementierung des definierten Kernscopes; finaler Produktivstatus zu bestätigen
- Bisheriges Kernsystem: Bananas
- Unternehmensstruktur: Schweizer Muttergesellschaft mit internationalen Tochtergesellschaften
- Systemlandschaft: Odoo · Sylius · Apache NiFi · verschiedene Zahlungsdienstleister · BI-System (Google Stack)
- Besonderheiten: Internationale Mehrwertsteuer, Intercompany Accounting und Abgrenzung der Herstellungskosten
Kompetenzen
- Apache NiFi
- Cost Accruals
- Data Migration
- E-Commerce Integration
- Intercompany Accounting
- International Accounting
- Odoo Accounting
- Odoo Multi-Company
- Sylius Integration
- VAT Configuration
Über das Unternehmen
Librio entwickelt und verkauft personalisierte Bücher, Poster und weitere Geschenkprodukte. Kundinnen und Kunden gestalten die Hauptfiguren der Bücher anhand von Merkmalen wie Name und Erscheinungsbild. Jedes Buch wird individuell konfiguriert und auf Bestellung produziert.
Das Zürcher Unternehmen wurde 2017 lanciert und vertreibt seine Produkte international. Nach eigenen Angaben hat Librio bereits mehr als 500'000 Bücher für Kundinnen und Kunden in über 108 Ländern produziert.
Das Geschäftsmodell verbindet einen internationalen Onlineshop mit personalisierten Produkten, unterschiedlichen Produktions- und Versandkosten, mehreren Währungen, verschiedenen Zahlungsdienstleistern und länderspezifischen Mehrwertsteueranforderungen.
Eingesetzte Odoo Apps
Kern-Apps: Buchhaltung · Kontakte · Einkauf
Unterstützende Apps: Verkauf für Produkt- und auftragsbezogene Stammdaten
Odoo-Funktionen: Multi-Company · Intercompany Accounting · Mehrwährungsfähigkeit · internationale Steuerkonfiguration
Schnittstellen und individuelle Erweiterungen
- Integration zwischen Sylius und Odoo
- Apache NiFi als Integrations- und Datenverarbeitungsschicht
- Übertragung von Kunden und Lieferadressen aus Sylius
- Abbildung mehrerer Lieferadressen pro Kundenbeziehung
- Übertragung von Verkaufsaufträgen aus Sylius
- Sylius als führendes System für Kunden-, Adress- und Auftragsdaten
- Odoo als führendes System für die Finanzbuchhaltung
- Integration relevanter Zahlungsdienstleister
- Verarbeitung von Zahlungsgebühren und Wechselkursen
- Individuelle Buchungslogik für die Abgrenzung der Herstellungskosten
- Multi-Company-Konfiguration für die internationale Gesellschaftsstruktur
- Intercompany-Konfiguration zwischen den Librio-Gesellschaften
- Strukturierte Datenbeziehungen für spätere BI-Auswertungen
Die Lösung basiert primär auf Odoo-Standardfunktionen, ergänzt durch die Integrationsarchitektur und die für Librio definierte Buchungs- und Abgrenzungslogik.
Weitere Projekte
Welche Odoo-Apps passen zu Ihrem Unternehmen?
In einem Gespräch klären wir, ob wir bereits Erfahrungen in einer ähnlichen Situation haben, und wie ein sinnvoller Einstieg aussehen könnte.